Vorhandene Multifunktionsgeräte (MFPs) produktiv nutzen.

In den meisten Branchen hat sich der Traum vom papierlosen Büro noch nicht erfüllt, zumindest nicht vollständig. Dies gilt insbesondere für dezentrale Organisationen. Auch wenn die Papierflut durch die Digitalisierung kontinuierlich abnimmt, so sind Papierdokumente innerhalb von Geschäftsprozessen oft noch unverzichtbar. Dies ist meist nicht auf Versäumnisse im Bereich der Digitalisierung zurückzuführen, sondern hängt vielfach von liebgewordenen Gewohnheiten der Kundengruppen ab, die das haptische Formular dem digitalen immer noch vorziehen. Im Ergebnis führt dies in den Unternehmen, Institutionen und Behörden zu hybriden Geschäftsprozessen und den damit verbundenen hohen Prozesskosten gegenüber vollständig digitalisierten Strukturen. 

Genau an dieser Stelle setzt exapture mit Lösungen an, die eine Brücke vom Papier in digitale Geschäftsprozesse bilden, um Prozesskosten einzusparen und - trotz Papier - einer vollständigen Digitalisierung einen wesentlichen Schritt näher zu kommen. 

Ausgangspunkt für eine effiziente Digitalisierung von Papierdokumenten sind die meist vorhandenen Multifunktionsgeräte (Scanner, Kopierer, Fax), auch MFP genannt, die in dezentralen Geschäftseinheiten, wie z.B. Abteilungen, Filialen, Standorten etc. auf kurzen Wegen für Mitarbeiter erreichbar sind. exapture sorgt dafür, dass diese vorhandenen MFPs als dezentrale Servicestationen zum Startpunkt der Digitalisierung von Papier erweitert werden. Hier wird nicht nur authentifiziert und gescannt, sondern das jeweilige Dokument wird automatisch und sicher identifiziert, dokumentiert und direkt aus dem MFP über Schnittstellen in die vorhandenen IT-Strukturen überführt. Das lästige Umbenennen, Ablegen und Versenden von Dateien vom Desktop des Mitarbeiters entfällt ersatzlos. Auch die mit dem bisherigen Verfahren verbundenen Fehlerquellen werden weitgehend eliminiert. 

Warum MFPs mehr können als Sie denken, lesen Sie hier