Aus statischen Informationen
in Papier werden
dynamische Daten für ihre Geschäftsprozesse.
Aus statischen Informationen in Papier werden dynamische Daten für ihre Geschäftsprozesse.
Mit vorhandenen Geräten
Vorhandene Multifunktionsgeräte (MFPs) produktiv nutzen.
In nahezu allen Banken hat sich der Traum vom papierlosen Büro noch nicht erfüllt, zumindest nicht vollständig. Dies gilt insbesondere für dezentral organisierten Filialbanken. Auch wenn die Menge der Papierdokumente durch die Digitalisierung kontinuierlich abnimmt, so sind diese für viele Banking-Prozesse immer noch unverzichtbar. Die Ursache hierfür liegt meist bei Kunden, deren Digitalisierungsgrad noch entwicklungsfähig ist. Im Ergebnis führt dies in den Finanzinstituten zu hybriden Geschäftsprozessen und in der Folge zu höheren Prozesskosten.
Genau an dieser Stelle setzt exapture mit Lösungen an, die eine Brücke vom Papier in digitale Geschäftsprozesse bauen. So lassen sich nicht nur Prozesskosten einsparen, sondern auch die Entwicklung digitaler Prozesse vorantreiben.
Ausgangspunkt für eine effiziente Digitalisierung von Papierdokumenten sind die vorhandenen Multifunktionsgeräte (Scanner, Kopierer, Fax), auch MFP genannt, die in dezentralen Geschäftseinheiten, wie z.B. Abteilungen, Filialen, Standorten etc. zur Verfügung stehen. exapture sorgt dafür, dass diese vorhandenen MFPs konsequent als dezentrale Servicestationen und Startpunkt der Digitalisierung genutzt werden. Hier wird nicht nur authentifiziert und gescannt, sondern es werden Dokumente automatisch und sicher identifiziert, dokumentiert und direkt aus dem MFP über Schnittstellen in die vorhandenen IT-Strukturen überführt. Das zeitaufwändige Umbenennen, Ablegen und Versenden von Dokumenten entfällt ersatzlos. Auch die mit dem bisherigen Verfahren verbundenen Fehlerquellen werden weitgehend eliminiert.
Mit easy-to-use Software
Vorhandene Multifunktionsgeräte können mehr.
Die großen Touchscreens der in den Banken dezentral verfügbaren MFPs sind bereits heute sehr anwenderfreundlich gestaltet. Dahinter verbirgt sich eine leistungsfähige Software, deren Möglichkeiten im Standardgerät bei weitem nicht ausgeschöpft sind. exapture verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich der Entwicklung und Erweiterung von Software für Multifunktionsgeräte und ist deshalb in der Lage, individuelle Lösungen zu schaffen, die weit über den Gerätestandard hinausgehen.
So sorgt exapture dafür, dass die Software des MFPs um wesentliche Funktionen erweitert wird – und zwar ohne jegliche Einschränkung der Nutzerfreundlichkeit. So werden aus den bisherigen Scanfunktionen und dem obligatorischen Versand des Scanergebnisses in den Scanordner des jeweiligen Mitarbeiters, vollständige Digitalisierungsprozesse angestoßen:
- Sichere Mitarbeiter-Authentifizierung
- Fehlerresistente Formularerkennung
- Automatische Vergabe von logischen Dateinamen
- Individuelle Distribution der Scans in vorgegebene IT-Strukturen
- Sekundengenaue Dokumentation aller Scanvorgänge
Jede Lösung von exapture wird auf den individuellen Bedarf der jeweiligen Organisation angepasst. Dies setzt jedoch eine solide Analyse der aktuellen Prozesse sowie der vorhandenen Infrastruktur sowie eine Definition der Ziele voraus. Diese Vorarbeit nennt exapture SEED (Screen - Enable - Engage – Digitalization). Mit diesem Instrument durchleuchtet exapture die Prozesse in Unternehmen und Institutionen, bei denen die Notwendigkeit besteht, Papierdokumente in digitale Prozesse zu überführen. Das Ergebnis ist stets ein gemeinsames Verständnis für die Potenziale zur Verbesserung und Einsparung.
Mit Schnittstellen zu ihrer IT
Der kürzeste Weg von eingehenden Dokumenten in Ihre IT.
Während die Backoffices von Unternehmen und Institutionen längst vollständig digital organisiert sind, spielen in den Bank-Geschäftsstellen und -filialen Papierdokumente immer noch eine große Rolle. Dabei scheitert die Abschaffung von Papierdokumenten oftmals an der unterentwickelten Digitalisierung von einigen Geschäftspartnern, Kunden oder Kundengruppen. Zusätzlich müssen immer mehr unstrukturierte digitale Dokumente, die meist als E-Mailanhänge eingehen, sinnvoll und rationell in die Geschäftsprozesse überführt werden.
exapture hat sich deshalb darauf spezialisiert, Brücken zwischen den noch unverzichtbaren Papierdokumenten und den eingehenden digitalen Dokumenten zu den intern vorhandenen digitalen Systemen zu bauen. Dies hat den besonderen Effekt, dass Kostenersparnisse nicht irgendwann (bei vollständiger Digitalisierung), sondern ab sofort generiert werden können.
In allen Anwendungsfällen werden von exapture Schnittstellen zwischen den vorhandenen Multifunktionsgeräten (MFPs) und den in Banken verbreitenen Software-Lösungen realisiert. exapture nennt dieses bewährte Verfahren PAPER & DOCUMENT PROCESS AUTOMATION.
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